Télésecrétariat médical : comment choisir son prestataire ?

Depuis ces dernières années, de plus en plus d’entreprises optent pour l’externalisation de certaines tâches. Il s’agit d’une solution à la fois pratique, simple, mais aussi économique. Le domaine médical n’échappe pas à la situation. En effet, de nombreux cabinets médicaux choisissent de confier des tâches à un service de télésecrétariat médical. Qu’est-ce que le télésecrétariat médical ? Comment choisir le bon prestataire à qui confier les missions à externaliser ? Les lignes qui suivent répondent à vos questionnements.

 Télésecrétariat médical : kézako ?

Avec l’expansion du web et des nouvelles technologies de communication, de plus en plus de missions peuvent être effectuées à distance. Parmi les prestations que proposent les agences externalisées se trouve le service de télésecrétariat médical. Ce service est conseillé aux médecins qui ne désirent pas embaucher une secrétaire médicale dans leur cabinet. Il est aussi adapté à ceux qui souhaitent améliorer la gestion de leurs appels entrants. D’une manière générale, le télésecrétaire médical effectue les mêmes tâches qu’un secrétaire médical en cabinet.

Il peut répondre aux appels entrants, prendre des rendez-vous, mais également assurer le suivi de vos patients en remplissant une base de données. La seule différence, c’est que le télésecrétaire travaille depuis un plateau ou un call-center. Vous pouvez, alors, faire appel aux services d’un prestataire dans un pays externalisé comme un télésecrétariat médical à Madagascar. L’avantage ? Vous n’aurez pas à vous lancer dans un processus de recrutement. Vous éviterez ainsi les différentes charges liées aux recrutements, mais aussi la mobilisation de vos ressources matérielles.

En outre, faire appel aux services d’un prestataire comme un télésecrétariat médical à Madagascar vous permet de faire des économies. Vous améliorez également la notoriété de votre cabinet et la relation avec vos clients. Les télésecrétaires médicales offrent les réponses adéquates en fonction des besoins de vos patients. De plus, les services de télésecrétariat proposent généralement des services accessibles 24 h/24 et 7 j/7. Ils peuvent ainsi répondre à vos clients que vous soyez en congé ou bien durant les week-ends.

Comment choisir son prestataire ?

Afin de profiter des avantages que proposent les services de télésecrétariat médical, il est important de bien choisir son prestataire. En effet, votre notoriété et votre réputation en dépendent. En vue de vous aider à identifier le prestataire qui vous convient, quelques étapes sont à suivre. Dans un premier temps, il est conseillé de bien définir vos besoins.

En d’autres termes, il est nécessaire de définir les tâches que vous souhaitez confier au prestataire. Pour rappel, le télésecrétaire peut répondre aux appels entrants, gérer le planning de vos rendez-vous, rappeler les patients, mettre à jour les fichiers de vos patients… Ensuite, devez définir la flexibilité du service. Souhaitez-vous que le télésecrétaire travaille 24 h/24 ou bien pendant les heures d’ouverture de votre cabinet ? Souhaitez-vous une permanence les week-ends et les jours fériés ?

Pensez à présélectionner plusieurs prestataires. Vous pouvez facilement en trouver sur internet en effectuant des recherches sur les moteurs de recherches. Mais il vous sera également possible de vous appuyer sur les expériences de vos confrères. Demandez à d’autres médecins avec quels prestataires ils travaillent et n’hésitez pas à demander la qualité des services. Pour choisir entre les prestataires présélectionnés, ne manquez pas d’évaluer la qualité de service de chacun.

Il vous sera possible de juger la qualité de service d’un télésecrétariat médical en fonction du temps du décroché téléphonique, de la qualité de la réponse et de la disponibilité (la plage horaire durant laquelle le service est assuré). Pour choisir, vous devez également vous baser sur la flexibilité des offres et des prix demandés. Avant de signer un contrat, il est conseillé de faire des tests. Cela vous permet de savoir s’il y a d’éventuels problèmes de transmission, des temps de latence dans les conversations ou bien des bruits.

 

 

 

 

<<< Plusieurs articles intéressant sont à découvrir sur ce blog.>>>

Author: Damien